Registro horario digital obligatorio: guía completa 2026

El registro horario digital obligatorio es la reforma laboral que el Gobierno prepara para exigir a todas las empresas españolas que fichen exclusivamente mediante sistemas electrónicos, eliminando de forma definitiva el papel y las hojas de cálculo. Aunque el registro de jornada es obligatorio desde 2019, esta nueva normativa endurece los requisitos técnicos y las consecuencias de no cumplirlos.

Lo que ya es obligatorio desde 2019

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, a registrar diariamente la jornada de sus empleados. El registro debe ser fiable, objetivo y accesible, y conservarse durante cuatro años. Hoy en día, métodos como el papel o una hoja de Excel todavía son válidos, siempre que cumplan estos requisitos. Cualquier empresa que no cumpla hoy estos requisitos debería corregirlo cuanto antes, ya que serviran de base para el futuro registro horario digital obligatorio.

Que cambia el registro horario digital obligatorio

El nuevo Real Decreto, actualmente en fase de tramitación, convertira el registro horario digital en el único método válido, dejando fuera de la ley el papel y las hojas de cálculo. Estas son las novedades principales que plantea:

• Sistemas exclusivamente digitales, quedando prohibidos el papel y el Excel
• Acceso remoto e inmediato para la Inspección de Trabajo, en tiempo real
• Trazabilidad e inalterabilidad de los datos registrados
• Registro de la modalidad de trabajo, presencial o a distancia, en cada tramo
• Conservación de los datos durante cuatro años, como ya exige la norma actual

Además de estos puntos, la reforma también plantea que el sistema de registro horario digital sea compatible con la interoperabilidad exigida por la Inspección de Trabajo, de forma que los datos puedan consultarse sin depender de la colaboración voluntaria de la empresa. Esto supone un cambio importante respecto al modelo actual, en el que la Inspección debe solicitar el registro y esperar a que la empresa lo facilite.

Con el nuevo sistema, cualquier incidencia o discrepancia en las horas registradas podría detectarse de forma mucho más rápida, lo que aumenta la importancia de llevar un control de jornada correcto desde ahora mismo. Por este motivo, cada vez más empresas optan por digitalizar su registro horario antes de que la norma sea obligatoria, evitando así tener que hacerlo con prisas cuando se publique el texto definitivo en el BOE.

Como deben fichar los empleados

El fichaje debe hacerse siempre a través de un soporte informático, nunca en papel. Estas son las formas válidas más habituales:

• App móvil, para plantillas con movilidad o teletrabajo
• Terminal físico en el propio centro de trabajo, con tarjeta o llavero RFID
• Código QR dinamico, una alternativa sencilla y poco invasiva
• Usuario y contraseña o PIN individual desde ordenador o web
• Fichaje automático al iniciar sesión en el equipo de trabajo, en puestos de oficina

Que se debe evitar: la biometría

Un error habitual es pensar que la huella dactilar o el reconocimiento facial son la opción más moderna. En la práctica, es justo lo contrario: la Agencia Española de Protección de Datos considera que estos sistemas suponen un riesgo alto para los derechos de los trabajadores, ya que existen alternativas menos invasivas igual de eficaces, como el código QR o la tarjeta RFID. Usar biometría sin justificación puede generar sanciones independientes de las del registro horario. También conviene evitar el papel y el Excel, aunque hoy sigan siendo técnicamente válidos, y evitar sistemas que no permitan acceso remoto o que no conserven un historial de modificaciones, ya que no cumpliran los requisitos que se avecinan.

Cuando entra en vigor

La fecha exacta de entrada en vigor todavía no esta confirmada de forma oficial. La tramitación se ha ido retrasando por observaciones del Consejo de Estado, y a día de hoy el texto definitivo sigue en proceso. Esto significa que, aunque la obligación de fichar digitalmente no es ley todavía, es previsible que se apruebe en los próximos meses, por lo que conviene ir preparandose con antelación en lugar de improvisar en el último momento. Mientras tanto, el registro horario digital obligatorio sigue sin fecha exacta de publicación en el BOE.

Sanciones por no cumplir la normativa

La Inspección de Trabajo ya esta sancionando en la actualidad los registros que considera poco fiables, incluso antes de que la nueva normativa entre en vigor. Según las propuestas manejadas, el incumplimiento del futuro registro horario digital podría acarrear multas de hasta 10.000 euros por infracción. No existe ninguna aplicación oficial del Gobierno para llevar este registro, por lo que cada empresa deberá contar con un software privado que cumpla los requisitos técnicos exigidos.

Que solución digital puede implantar su empresa

No existe una única solución válida para todas las empresas. Lo importante es que el software o app elegido, ya sea un desarrollo específico o una herramienta como las que ofrecen distintos proveedores del mercado, cumpla estos requisitos mínimos: registro accesible desde app, web o terminal físico; datos inalterables una vez registrados, con historial visible de cualquier corrección; acceso individual para cada trabajador, sin depender de un tercero para consultar su propio registro; e interoperabilidad, es decir, capacidad de conectarse con los sistemas que utilice la Inspección de Trabajo. No existe ninguna aplicación oficial gratuita del Gobierno para esto, por lo que cada empresa debe contratar o desarrollar su propio sistema privado.

Accede la Inspección de Trabajo a los fichajes en tiempo real

No, la reforma no obliga a enviar los datos de forma automática y continua a la Inspección de Trabajo. Lo que exige es que el sistema permita el acceso remoto e inmediato cuando la Inspección lo solicite, sin que la empresa tenga que preparar el registro manualmente ni esperar días para facilitarlo. Hoy, la Inspección debe pedir el registro y esperar a que la empresa se lo entregue, lo que da margen para corregir o maquillar datos. Con el nuevo sistema, ese margen desaparece: el inspector podrá consultar directamente si el registro es fiable, sin depender de la colaboración de la empresa.

Como preparar su empresa desde ahora

Aunque la norma no sea ley todavía, revisar hoy el sistema de fichaje de su empresa evita sustos cuando se apruebe. En GDO Soluciones ayudamos a autónomos y pymes a revisar su registro de jornada actual, adaptarlo a los requisitos que ya exige la Inspección de Trabajo y prepararse con margen para la digitalización obligatoria. Si gestiona personal y quiere asegurarse de que su empresa cumple, consulte nuestro servicio de asesoría laboral o contacte con nosotros sin compromiso.